¿Sabías que el 20% de las cosas que haces durante el día define tu rendimiento diario?
Cuando las carpetas y correos electrónicos sin leer se acumulan día tras día en tu escritorio, y comienzas a estresarte por no alcanzar a resolver todo ese trabajo en tus horas laborales, es tiempo de probar nuevas estrategias. ¿Cómo ser más productivo cuando la carga laboral es muy alta?
«El concepto de productividad es simplemente generar productos (bienes, servicios) a partir de insumos o materias primas. Por lo tanto, para ser productivos debemos generar más con lo mismo, manteniendo un nivel de calidad. Esto varía y depende de muchos factores. Uno de éstos se refiere a cómo las personas se organizan y motivan para ser productivas», explica el docente de la Universidad del Pacífico y Magíster en Gestión y Administración de Empresas, Luis Yáñez.
De las múltiples teorías existentes, sobresalen dos entre las más conocidas: la Teoría de Dos Factores de Frederick Herzberg y el Principio de Pareto. Según explica el académico, la teoría de dos factores señala que las personas se ven afectadas en su entorno laboral por los denominados factores de higiene y los aspectos inherentes al trabajo en sí mismo.
«Se identifica como factores de higiene a los relacionados con el contexto laboral, como la supervisión, la política administrativa, los salarios, las condiciones laborales. Si estos factores no están presentes van a causar insatisfacción y, por lo tanto, desmotivar. La segunda categoría son los aspectos inherentes al trabajo en sí mismo, tales como logro, reconocimiento, desarrollo del trabajo, los cuales son los satisfactores que provocan la ansiada motivación», aclara.
Yáñez dice que teoría nos dice que un trabajador debería estar en un lugar donde como mínimo se encuentran condiciones laborales adecuadas, salarios atractivos, relaciones laborales basadas en la confianza y la flexibilidad, pero además un trabajo que permita desafíos y retos, y genere en el trabajador esta sensación de reconocimiento y logro. En términos simples, interesa el dinero, pero no lo es todo.
El Principio de Pareto: 80/20
«¿Has tenido la sensación de que no has hecho nada en el día? En parte esta regla da cuenta de esto y supone una buena noticia. No somos más productivos porque llegamos primero a la oficina y nos vamos últimos. Esto coincide con los cambios de paradigmas a nivel organizacional, tales como disminución de la jornada laboral, equilibrio trabajo-familia, teletrabajo, flexibilidad y calidad de vida. Todos conceptos relacionados y que dicen relación con mejorar la productividad», apunta el especialista.
El Principio de Pareto señala que el 20% de lo que hacemos produce el 80% de los resultados. Por ello, en un día realizamos muchas cosas que son intrascendentes, ya que sólo el 20% de lo que hicimos causó la gran mayoría de los resultados.
El académico asegura que podemos mejorar nuestra productividad, lo que no sólo beneficia a la empresa para la cual trabajamos, sino que a nosotros mismos, al quitarnos el estrés de tratar de cumplir todas las tareas asignadas sin revisar cuál es más relevante. Asegura que es importante tomar conciencia de que se puede mejorar nuestra productividad y esto no va en contra de nuestra calidad de vida, sino que al contrario, puede mejorarla.
Por ello, el experto entrega tres consejos para aplicar a nuestros hábitos laborales y así aumentar la productividad:
- Busca trabajos que posean condiciones básicas aceptables, como espacios laborales adecuados, tiempo y espacio para almorzar, buen ambiente organizacional, salarios dignos, pero adicionalmente que tu trabajo te genere desafíos y retos que estés dispuesto a aceptar.
- Identifica cuáles son las tareas más importantes que realizas y que tienen un gran impacto en tu productividad. Por ejemplo, anota cuál es el 20% de tus clientes que te generan el 80% de tu beneficio. También puedes plantearte preguntas como “¿qué es lo más importante para mis jefes?”.
- Asigna tu tiempo de forma tal que cumplas primero con ese 20% de tareas o actividades más importantes. En cuanto a las tareas menos relevantes, ve la forma de eliminarlas, delegarlas o modificarlas.