Tres métodos que te ayudarán a optimizar tu tiempo

La falta de control de nuestro propio tiempo, sobre todo en lo laboral, hace que seamos menos eficaces y productivos y que estemos más estresados. Para muchos, 24 horas al día no son suficientes. La razón: no saben optimizar su tiempo.

Sin embargo, según los expertos de Randstad, existen diversos métodos y sistemas de gestión del tiempo que pueden ayudarle a sacar todos sus pendientes en el tiempo necesario. Aquí te dejamos tres de ellos:

1. Matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower se basa en una famosa frase del presidente estadounidense:

“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”, decía el presidente número 34 de los Estados Unidos.

El sistema aconseja establecer una matriz con cuatro cuadrantes para ayudar a distinguir entre lo importante y urgente. Los cuadrantes serían:

• Urgente e importante.
• No urgente, pero importante.
• Urgente, pero no importante.
• Ni urgente ni importante (Este último cuadrante refiere a las distracciones y, por lo tanto, las tareas de la lista que vayan a parar a él deben ser desestimadas sistemáticamente).

La técnica de establecimiento de prioridades y toma de decisiones de Eisenhower, que el presidente utilizó originalmente en contexto bélico, es la base de la aplicación Priority Matrix, una de las apps de gestión del tiempo más usadas tanto en ordenadores como en móviles.

2. Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro (que significa tomate en italiano) fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. El método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes, según Cirillo, mejoran la agilidad mental.

Este método de trabajo está relacionado con conceptos como el timeboxing, o asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo, el Agile y el desarrollo iterativo utilizado en el diseño de software.

3. Lean Time Management

Lean Time Management (traducido al español como gestión ajustada del tiempo), consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo o las acciones que no generan valor a la empresa para que los trabajadores puedan centrarse en las que sí lo hacen.

Se trata de aumentar el valor y minimizar el esfuerzo, en línea con la famosa cita anglosajona: “Work smarter, not harder”.

Los principios generales del Lean Time Management son:

• Evaluar todos los procesos de la empresa, identificar las acciones innecesarias y las pérdidas de tiempo que consumen recursos y no aportan valor.
• Eliminarlos. Excluir estos desperdicios de todos los procesos de trabajo de la empresa.
• Medir resultados y practicar ajustes.
• Continuar midiendo y ajustando periódicamente. El proceso es un ciclo de mejora sin fin.