¿Son eficientes tus reuniones de trabajo? Descúbrelo acá
Está instaurado en muchos equipos de trabajo que juntarse de manera periódica es índice de productividad y trabajo en conjunto. Sin embargo, cuando las reuniones de trabajo no tienen objetivos definidos y no son eficientes se transforman solo en una pérdida de tiempo.
Según los expertos de DNA Human Capital, uno de los pecados capitales de la estructura laboral chilena son las reuniones poco eficientes y sin sentido. Sobre todo cuando en estas se reporta y no se planifica.
En tanto, Carolina Varela, Jefa de Selección de Adecco Chile, explica que una reunión eficiente es aquella en la cual los objetivos están trazados claramente y con una adecuada programación y estructura en cuanto a tiempo y definición de alcances.
La profesional advierte de la importancia que tiene evitar que estas instancias sean percibidas por los equipos como una pérdida de tiempo.
El peligro de la desmotivación
Muchas veces ocurre que las reuniones de trabajo se alargan más de la cuenta y se convierten en instancias que frenan el alcance de los objetivos que los equipos, las áreas y las empresas se plantean. La desmotivación es el principal peligro.
“Los participantes pueden aburrirse y sentir que no están aprovechando el tiempo y desmotivarse en lograr el real objetivo que se persigue”, afirma la ejecutiva.
Estudios advierten de la directa relación que existe entre la desmotivación de los equipos de trabajo y la falta de productividad.
Varela señala que es fundamental que el jefe se preocupe de convertir las reuniones en estancias de clara transmisión de información y objetivos, donde los equipos estén alineados y sientan ganas de aportar al logro común y colaborativo.
Estos son los pasos a seguir
Si sientes que sus reuniones no están alcanzando la efectividad que deberían o que los objetivos que se plantean tienen resultados lentos o simplemente no se cumplen, entonces es hora de tomar medidas que beneficien a todos.
La experta de la empresa de recursos humanos señala que estos son los pasos a seguir para lograr que las reuniones se conviertan en instancias eficientes y colaborativas:
- Aclarar los objetivos de la reunión: es fundamental que todo el equipo sepa qué se quiere lograr y estén alineados a ello.
- Revisar el índice o estructura de la reunión: se recomienda que este sea enviado previamente a los participantes para que no surjan dudas.
- Definir de qué manera se llevará a cabo la reunión: tener claro si quiero que los participantes lleven algo previamente preparado o si quiero que en la misma reunión surja un debate y brainstorming.
- Compartir la minuta de los temas tratados: se debe hacer una minuta que todos los participantes puedan leer posteriormente y en donde se señale explícitamente quiénes serán los responsables de las actividades definidas en la reunión.
