Guía práctica para enviar un mail de trabajo en inglés

Si tienes problemas con el manejo del inglés como segundo idioma, es importante que te propongas perfeccionarlo para poder agregar un valor agregado a tu perfil profesional ya que es muy probable que debas emplearlo regularmente en tareas tan comunes como enviar un mail, por ejemplo.

Gretel Churkovic, National Service Manaver de Wall Street English, afirma que el hecho de que vivamos hoy en un mundo cada más conectado entre sí, hace que el mail y los servicios de red jueguen un rol destacado al hacer negocios desde cualquier punto del planeta.

“La globalización de las economías ha llevado a que el inglés se transforme en la lengua oficial del comercio internacional, lo que plantea a muchos trabajadores el desafío de comunicarse en ese idioma diariamente”, sostiene.

La experta recomienda, además, que los mails sean concisos, directos y que empleen una gramática sencilla. A la vez, y por el hecho de estar ligados al entorno laboral, el consejo es que sean formales y se eviten en ellos las abreviaturas.

En este sentido, y considerando la importancia y uso del correo electrónico en las organizaciones, Churkovic entrega una serie de frases que puedes ocupar en esta clase de mensajes, distinguiendo en ellos cuatro elementos esenciales: Asunto, Saludo, Contenido y Cierre.

1. Asunto

La experta recomienda que en el campo del Asunto (Subject) del mail escribamos, de manera precisa y directa, la razón por la cual se está enviando el mencionado correo electrónico.

Algunos ejemplos de esto son:
• “Information request” (“Solicitud de información”).
• “Application for…” (“Solicitud para…”).
• “Meeting Agenda…” (“Agenda para la reunión…”).

2. Saludo

En cuanto al Saludo, sostiene que la persona debe mostrar respeto y educación al escribir el texto, por lo cual recomienda comenzar el correo electrónico con un saludo formal, similar a los mencionados a continuación:

• “Dear Mr./Ms. Jones” (“Estimado Sr./Sra. Jones”).
• “Dear Dr. Smith” (“Estimado Dr. Smith”).

Ahora si se prefiere una forma más cálida y amistosa, manifiesta que se puede emplear la palabra “Greetings”, que significa “Saludos”:
• “Greetings Mr./Ms.Jones” (“Saludos Sr./Sra. Jones”).

3. Contenido

En relación al Contenido, Churkovic señala que es fundamental primero explicar brevemente el motivo del correo que se está enviando. Para ello se pueden usar alguna de estas frases:

• “I am writing to…”. Por ejemplo: “I am writing to apply for the position of Marketing Assistant” (“Escribo para aplicar por el puesto de asistente de Marketing”).
• “I am writing in reference…”. Por ejemplo: “I am writing in reference to our conversation yesterday…” (“Escribo en referencia a nuestra conversación de ayer…”).
• “With reference to…”. Por ejemplo: “With reference to our meeting on Friday, I would like to let you know that…” (“En referencia a nuestra reunión del viernes, me gustaría que supieras…”).

En caso que el emisor requiera pedir información sobre algún tema, puede utilizar estas oraciones:

• “Could you please let me know…”. Por ejemplo: “Could you please let me know if you can attend the meeting on Friday?” (“Por favor ¿me podrías decir si puedes asistir a la reunión el viernes?”).
• “Would you please send me more information about…?” (“¿Podría enviarme más información acerca de…?”).
• “I am interested in… and I would like to know…” (“Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…”).

Por el contrario, si el emisor del mail es quien contacta al destinatario para entregarle información, las frases recomendadas son las siguientes:

• “We’re happy to let you know that…”. Por ejemplo: “We’re happy to let you know that your article has been selected for publication” (“Estamos contentos de hacerte saber que tu artículo ha sido escogido para publicarlo”).
• “I’m glad to inform you that…”. Por ejemplo: “I’m glad to inform you that we are holding our annual conference this month” (“Nos entusiasma informarle que este mes estaremos dando nuestra conferencia anual”).

4. Cierre

Para el Cierre, la sugerencia es que el emisor agradezca al destinatario por la atención puesta en el correo que se envió y manifestarle que se estará atento a otra información que él requiera o para coordinar una reunión si así lo estima adecuado. Para lo anterior, propone estas oraciones:

• “I look forward to hearing from you” (“Espero escuchar pronto de usted”).
• “Thank you for your assistance” (“Gracias por su ayuda”).
• “If you need further assistance do not hesitate to contact me” (“Si necesita ayuda adicional, no dude en contactarme”).

Finalmente, la especialista aconseja terminar el mensaje con una frase de despedida, seguida del nombre de la persona y la compañía a la que pertenece. También se pueden agregar el teléfono y/o móvil de contacto:

• “Sincerely,..” (“Sinceramente,..”).
• “Respectfully,..” (“Respetuosamente,..”).

“Otro detalle clave es que una vez que se termine de escribir el correo electrónico es fundamental revisarlo antes de ser enviado, como una forma de corregir algún posible error gramatical. Mostrar una buena ortografía forma parte de dar una buena imagen como profesional”, resalta la ejecutiva de Wall Street English.