Cómo evitar que tus reuniones se transformen en una pérdida de tiempo
Está instaurado en muchos equipos que juntarse de manera periódica es índice de productividad y trabajo en conjunto. Sin embargo, cuando las reuniones por motivos laborales no tienen objetivos definidos y no son eficientes se transforman finalmente en una pérdida de tiempo.
De hecho, según los expertos de DNA Human Capital, uno de los pecados capitales de la estructura laboral chilena son las reuniones poco eficientes y sin sentido. Sobre todo cuando en estas se reporta y no se planifica.
En tanto, Carolina Varela, Jefa de Selección de Adecco Chile, explica que una reunión eficiente es aquella en la cual los objetivos están trazados claramente y con una adecuada programación y estructura en cuanto a tiempo y definición de alcances.
El peligro de la desmotivación
Muchas veces ocurre que las reuniones de trabajo duran más del tiempo debido y se convierten en instancias que frenan el alcance de los objetivos que los equipos, las áreas y las empresas se plantean. En estos casos, la desmotivación es el principal peligro.
“Los participantes pueden aburrirse y sentir que no están aprovechando el tiempo y desmotivarse en lograr el real objetivo que se persigue”, afirma la ejecutiva.
Varela agrega que es fundamental que el jefe se preocupe de convertir las reuniones en instancias de clara transmisión de información y objetivos, donde los equipos estén alineados y sientan ganas de aportar al logro común y colaborativo.
Estos son los pasos a seguir
Cuando las reuniones en el trabajo no alcanzan la efectividad que deberían o las metas que se plantean no llegan a los resultados esperados, entonces es momento de tomar medidas que beneficien a todos.
La experta en recursos humanos señala que estos son los pasos a seguir para lograr que las reuniones se conviertan en una herramienta verdaderamente útil.
1. Aclarar los objetivos de la reunión: Es fundamental que antes de empezar la reunión, todo el equipo sepa qué se quiere lograr y estén alineados.
2. Revisar el índice o estructura de la reunión: Lo recomendable es que este sea enviado previamente a los participantes para que no surjan dudas durante el encuentro.
3. Definir de qué manera se llevará a cabo la reunión: Tener claro si se busca que los participantes lleven algo previamente preparado o que en la misma reunión se genere un debate y brainstorming.
4. Compartir la minuta de los temas tratados: Es importante escribir los puntos relevantes de la reunión y enviarlos posteriormente a los miembros del equipo, señalando explícitamente quiénes son los responsables de las actividades definidas en esa ocasión.
