Atención a estos cinco consejos que evitarán que la mitad de tu jornada se vaya en reuniones mal planificadas

A todos nos ha tocado una reunión improvisada.

De hecho, generalmente las reuniones responden más a un “ahí vemos qué se hará”, que a una buena junta, en donde ninguno de los presentes está realmente en la reunión porque está pensando en cualquier cosa, fijándose en lo que falta o enfocado en todo lo que estás dejando de hacer por estar estacionado ahí, en una reunión improvisada.

Y eso es mucho decir, porque en una oficina promedio se calcula que las reuniones que ocupan más del 35 al 55% del tiempo total del día, dejan de ser productivas.

Eso es lo que dice Leandro Basaez, director de WeWork Chile, quien nos deja cinco tips para incrementar la productividad de las reuniones mediante la optimización del tiempo y la inclusión de herramientas de tecnología:

• Definir los objetivos. Es importante que todas las reuniones tengan un objetivo claro para que los asistentes lleguen preparados. Además, es fundamental que tengan un tiempo de duración determinado para que no se alargue demasiado y así se ocupe el tiempo eficientemente.
• Revisar proyectores y sistemas de audio. A todos nos ha pasado que llegamos a una reunión y no se puede proyectar porque alguna conexión está fallando, porque el computador no es compatible o simplemente el sistema de audio no funciona. Para evitar esos inconvenientes es importante llegar unos minutos antes y revisar que todo esté en óptimas condiciones para poder realizar la reunión sin problemas técnicos y comenzar en horario
• Considerar los traslados. Muchas veces las reuniones implican traslados de un lugar a otro entre los asistentes, para eso es importante evitar agendarlas en las horas donde el tráfico es más álgido. Se recomienda siempre considerar el tiempo que tomará a los asistentes llegar al lugar de encuentro.
• Contemplar las videoconferencias. Para reuniones con objetivos precisos o que requieren de la participación de asistentes que se encuentran en otras ciudades, una excelente alternativa es considerar las videoconferencias. Hoy existen múltiples plataformas para comunicarse con los colaboradores o los clientes que nos ayudarán a ocupar el tiempo de manera más eficiente.
• Snacks para reuniones largas. Cuando las reuniones son muy largas es importante considerar algunos snacks para hacerla más amena y que los asistentes estén más cómodos. Snacks y algunos bebestibles siempre son muy bien recibidos en reuniones de más de una hora.

Considerar estos consejos ayudará a administrar nuestra jornada laboral de manera más eficiente y aumentará nuestra productividad.